La voz de la organización

Por Samantha Llaque Ulloa

Toda organización necesita un vocero, una persona calificada y debidamente preparada para hablar en nombre de la empresa ante cualquiera de sus públicos. Esta persona debe ser alguien cuya imagen denote credibilidad ya que durante el discurso, será la voz que represente a toda la compañía.

La oratoria permite además una comunicación bidireccional en donde el feedback se hará presente mucho más rápido que a través de un comunicado escrito. Gracias al ‘’cara a cara’’, es más fácil lograr la aceptación del mensaje e incluso el cambio de actitud. La interacción personal facilita entonces la comprensión de lo expuesto. Pero, el trabajo del orador no empieza al momento del discurso sino requiere de un trabajo previo junto con el redactor y los asesores de Relaciones Públicas. A continuación, describiremos las fases de planificación de un discurso.

1.       Investigación. Tanto el orador como el redactor deben buscar toda la información disponible sobre el tema a tratarse de manera que se evite el riesgo de caer en la ignorancia sobre algún punto.

2.       La ‘’gran idea’’. Un buen redactor debe poder resumir la idea central el discurso en una sola línea. Esto permite al redactor tener siempre presente el punto central de lo dicho y evitar la expansión en temas innecesarios. Esta frase puede ser de gran ayuda al momento de escribir: ‘’Diles lo que les va a decir, vuélvaselo a decir, y finalmente, diles lo que les dijiste’’

3.       Preparar la introducción. Lo básico es captar la atención del auditorio por lo cual se recomienda que el inicio del discurso sea interesante. Algunas maneras de iniciar pueden ser: bromas, anécdotas, una frase poco conocida o catastrófica o quizás una experiencia del orador.

4.       Duración del discurso. Mientras menos, mejor. Se trata de utilizar el mínimo de tiempo posible para que la idea central quede clara. Es fundamental el ser conciso.

5.       Entrenamiento. Un buen orador debe practicar previamente su exposición de manera que el día de la conferencia ya sepa en qué momentos cambiar de tono o dar mayor énfasis.

6.       Utilización de material audiovisual. Finalizada las demás etapas, se debe considerar si el apoyo con material audiovisual va a enriquecer la exposición añadiendo mayor variedad o cuadros de interés. Si el material audiovisual solo será redundante, quizás sea mejor no utilizarlo.

7.         Preparar el contacto con la prensa. Para lograrlo, los asesores de Relaciones Públicas pueden interpretar el papel de la prensa para tratar de poner en aprietos al orador a fin de que este puede prever cualquier tipo de pregunta. Algunas recomendaciones:

- Ser breves. Si se habla mucho se corre el riesgo de ser parafraseado en vez de ser citado.

- Evitar pedir que alguna información quede off the record

- Mantener una actitud firme pero cordial

- Mantener la calma y siempre sonreír.

Todo discurso tiene como fin llegar a un modelo de comunicación bidireccional eficaz. El orador debe siempre tener en cuenta que lo importante no es solo lo que él tiene para decir sino también – e incluso más – lo que la gente tiene para decirle.

‘’Se debe empezar un discurso de manera atractiva para el oyente’’

Ejemplo: Un orador llega ante un auditorio aparentemente atento pero sabe que cuenta con muy poco tiempo para mantener esa atención. Los primeros minutos son de vital importancia para lograr una audiencia fiel, por ello decide empezar de la siguiente manera:

‘’Hace pocos minutos sentí algo que pensé ya no sentir: miedo. He hecho montones de cursos sobre oratoria y manejo de escena. De dicción y técnicas de respiración pero llegué y vi a jóvenes. Tuve miedo. Miedo porque quizás alguno de ustedes de verdad me escuche y es a ese joven al cual hoy me gustaría dirigirme. A ti, que me vas a escuchar, quiero decirte que lo que estás a punto de oír puede cambiar algún paradigma y espero que en vez de salir de aquí con un montón de información nueva, salgas con muchísimas interrogantes.’’

Comentario

La importancia de saber hablar dentro de una compañía es básica para cualquier interesado en Relaciones Públicas. El hecho de poder dirigirse a una audiencia exige un gran conocimiento de la misma no solo sobre cuántas personas nos oirán sino también de qué es lo que quieren escuchar, cuáles son sus temas de interés o el tiempo que están dispuestos a escucharnos.

Creo sinceramente que el manejo sobre la preparación de un vocero es de suma importancia para las Relaciones Públicas y que al leer este capítulo uno se puede hacer idea que lo complejo que es este trabajo y no solo es saber hablar, sino saber exactamente qué decir y cómo decirlo.

Con el dominio e este tema, un estudiante no solo puede aprender el proceso planificación de un discurso sino también conocer las ventajas del mismo a comparación de un comunicado escrito o las abismales diferencias entre los costos de realización de cada uno.

Finalmente, el conocimiento adquirido gracias a esta lectura será utilizado a futuro por los que hoy aspiran a cargos en el mundo de las Relaciones Públicas para entrenar a los oradores o quizás, ser ellos mismos la voz de alguna corporación.